ОДО «Брестская инженерная группа» БрИГ

Как мы автоматизировали договорную и проектную деятельность в компании, которая занимается геодезией, обследованиями и проектированием

О клиенте

БрИГ - проектная организация, специализирующаяся на инженерных изысканиях, геодезических работах, обследованиях зданий и проектировании объектов. В структуре компании задействованы договорной отдел, ГИПы (главные инженеры проектов), бухгалтерия и тендерный специалист.

С каким запросом пришли:
Клиент обратился с задачей навести порядок в рабочих процессах и перейти от ручного управления к автоматизированной системе.

Что хотели сделать:

1.    Сократить время на обработку договоров и согласований;
2.    Четко отслеживать статус каждого проекта;
3.    Автоматически назначать задачи и контролировать сроки;
4.    Синхронизировать работу между отделами и сократить «человеческий фактор».

Что было на старте работ:

- заявки, договоры и документы обрабатывались вручную;
- сотрудники передавали задачи устно или через почту;
- не было централизованного места хранения данных;
- возникали трудности с контролем сроков, отслеживанием авансов и возвратом подписанных актов.

Что сделали:

1. Полностью автоматизировали ключевые рабочие процессы в компании.

2. Создали три воронки для разных типов работ: проектирование, геодезия, обследование. Каждая воронка - полный путь сделки от заявки до закрытия.

3. Настроили сквозной контроль по договорам

Процесс теперь четко структурирован: от подготовки договора → согласования с заказчиком → получения аванса → выполнения работ → подготовки акта → получения оплаты.

4. Ввели учет договоров с авансом

Стало возможно отслеживать сроки и суммы авансов, а также уведомлять бухгалтерию и ГИП о поступлении платежей.

5. Автоматизировали запуск задач по проектам

После получения аванса автоматически создается проект, формируются задачи по разделам (АР, КР, ТХ и др.), а ответственным назначаются ГИПы. Весь процесс максимально прозрачный.

6. Упростили участие в тендерах

Настроили отдельную воронку для тендеров с этапами: заявка → анализ → подготовка КП → подача → выигрыш или отказ. Система автоматически ставит напоминания и уведомления ответственным сотрудникам.

Результаты внедрения:

✅ Вся работа в одном окне: теперь всё — от заявок до подписанных актов ведется в Битрикс24.
✅ Полный контроль над проектами и сроками. Система напоминает о ключевых событиях, ничего не теряется.
✅ Автоматизация рутинных задач: задачи, уведомления, создание проектов - всё запускается автоматически.
✅ Удобное взаимодействие отделов: бухгалтерия, договорной отдел и ГИПы теперь работают как единая команда.
✅ Рост эффективности: высвободилось время у сотрудников, снизилось количество ошибок, улучшилось планирование.

Всегда рады экономить время и деньги для бизнеса!
Хотите узнать подробности проекта – свяжитесь с нами нажав кнопку “Заказать проект” или напрямую в Telegram